Onbetaalde facturen

Je zorgen maken over onbetaalde facturen is vervelend, toch hebben de meeste ondernemers er vroeg of laat mee te maken. Wat zijn je rechten en plichten wanneer een factuur niet binnen de afgesproken termijn wordt betaald en hoe verwerk je oninbare facturen in je administratie?

Inhoud:

• Openstaande facturen verwerken
• Juridisch incasseren
• Facturen verkopen
• Inkomstenbelasting
• Afboeken en btw terugvragen

Onbetaalde facturen

Facturen hebben (meestal) een betalingstermijn. Maar betekent niet dat elke debiteur binnen die termijn heeft betaald.

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant de factuur niet binnen de betalingstermijn betaalt. Bijvoorbeeld omdat die (momenteel) het geld niet heeft om de vordering te voldoen.

Maar het kan ook zijn dat de debiteur niet tevreden is over jouw dienst of product. Daarnaast heb je nog afnemers die altijd de factuur zo laat mogelijk betalen, of nog erger, helemaal niet van plan zijn om aan hun verplichtingen te voldoen. Hoe ga je om met het betalingsgedrag van deze debiteuren?

Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Floryn kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.

Openstaande factuur verwerken

Als een debiteur weigert de openstaande vordering te betalen, hoef je het hier uiteraard niet bij te laten zitten.

Het proces van herinneringen versturen en betalingen controleren kan soms veel tijd kosten. Een goed boekhoudprogramma automatiseert je debiteurenbeheer grotendeels, maar kun je kunt er ook voor kiezen om de vordering uit handen te geven en een incassobureau inschakelen.

Een goed boekhoudprogramma kan op je debiteurenbeheer veel tijd besparen.

Hoewel dit bureau dezelfde middelen heeft als jij – incassomedewerkers zijn uitsluitend bevoegd om wanbetalers aan te sporen om het openstaande bedrag te betalen – kan dit net het zetje zijn dat de debiteur nodig heeft.

Snel en foutloos facturen maken met een eenvoudig facturatieprogramma? Probeer e-Boekhouden gratis uit of MoneyMonk. Of kies zelf het juiste online facturatieprogramma uit met ons overzicht.

Juridisch je geld incasseren

Voor de meeste debiteuren zorgt het inschakelen van een incassobureau, en het besef dat de bijkomende kosten voor zijn rekening zijn, voor voldoende motivatie om het openstaande bedrag nu wel binnen de betalingstermijn te voldoen. Toch zijn er altijd afnemers die ook dan niet betalen.

Dan kun je het minnelijke traject, waarbij alleen een betaalverzoek kan plaatsvinden, laten voor wat het is en overgaan tot het juridisch incasseren van de factuur en een gerechtelijke procedure starten. Zodra er gerechtelijke stappen moeten worden genomen, heb je een deurwaarder nodig. Meestal stuurt die eerst nog een laatste aanmaning waarbij de klant op een normale manier kan betalen.

Een deurwaarder kan dagvaarden of andere juridische stappen nemen.

Nadat deze betalingstermijn is verstreken kan je een dagvaarding uitsturen om de wanbetaler op te roepen om voor de rechter te verschijnen. Weigert de debiteur ook nog na de uitspraak van de rechter om de vordering te voldoen (of komt die niet opdagen), dan volgt er een dwangbetaling. De wijze van betalen is afhankelijk van de financiële situatie van de debiteur. Zo kan er beslag worden gelegd op inkomsten, maar het kan ook zijn dat de bezittingen worden verkocht via een executieveiling.

Facturen voorschieten via factoring

Heb je een factuur waarvan je weet dat de debiteur moet en kan betalen, maar zelf geen interesse of geduld om bovenstaande traject door te lopen? Je kunt dan je openstaande facturen verkopen aan factoringbedrijven. Dit zijn speciale financieringsbedrijven die geld verdienen met het voorschieten van facturen.

Wil je niet langer wachten op debiteuren? B2b-facturen kun je laten voorschieten door factoring. Een financier als Floryn kan de volgende werkdag al jouw factuur betalen.

Onbetaalde factuur en inkomstenbelasting

Wat de reden ook is, onbetaalde facturen zijn bijzonder vervelend. Niet alleen omdat het ten koste gaat van jouw eigen liquiditeit, maar ook omdat deze facturen op administratief vlak de nodige rompslomp met zich meebrengt.

Niet alleen met de dagelijkse debiteurenadministratie, waarmee je bijhoudt welke klanten nog onbetaalde facturen hebben liggen, maar ook vanwege het voorschieten van de btw en wanneer je aan het einde van het boekjaar de balans opmaakt voor de inkomstenbelasting.

Onbetaalde facturen brengen de nodige rompslomp met zich mee!

Omdat de balans altijd in evenwicht moet zijn, moet je de openstaande factuur uiteindelijk ergens wegschrijven. Op de balans boek je deze factuur als debiteur. Hierbij is het belangrijk dat je de vordering inboekt in hetzelfde jaar als dat je de factuur hebt uitgestuurd. Doe je dit niet, dan start je het nieuwe boekjaar al met een foutieve beginbalans waardoor de onbetaalde factuur je blijft achtervolgen.

Verreweg de meeste boekhoudprogramma’s beschikken over handige hulpmiddelen, waardoor je alle gegevens in de juiste posten plaatst. Doe je de administratie in Excel, dan kan het handig zijn om de balans even te laten checken bij een boekhouder. Als er fouten in zitten, ben je hier als ondernemer namelijk zelf aansprakelijk voor. Ook wanneer dit het resultaat is van nalatigheid van jouw afnemer.

Ben je op zoek naar een online boekhoudprogramma? De populairste kun je makkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Onbetaalde facturen afboeken

Ondanks dat er meerdere opties zijn om onbetaalde facturen toch te kunnen innen, zijn er ook scenario’s waarbij dit niet lukt, of simpelweg niet de moeite waard is. Bij een klein bedrag kan het je omgerekend veel meer kosten dan opleveren, want vergeet niet dat alle uren die je erin steekt ook een waarde vertegenwoordigen. Maar ook wanneer de debiteur failliet is gegaan, is overleden of met de noorderzon is vertrokken, moet je soms je verlies nemen.

Moet je een onbetaalde factuur afboeken? Vergeet deze dan niet te te crediteren.

Het afboeken van onbetaalde facturen wordt crediteren genoemd. Aangezien je niet zomaar de oninbare factuur mag verwijderen uit je administratie, kun je hiervoor een creditnota aanmaken. Deze factuur heeft dezelfde eisen en opmaak als elke andere factuur, met als verschil dat de bedragen negatief zijn. Om verwarring te voorkomen kun je het woord ‘factuur’ vervangen door ‘creditfactuur’.

Betaalde btw terugvragen

Met het afboeken van de onbetaalde factuur heb je voldaan aan je administratieve plichten. Wanneer het gaat om een klein bedrag kun je ervoor kiezen om het hierbij te laten. Als je een creditfactuur hebt gemaakt dan corrigeer je hiermee de omzetbelasting die je door de originele factuur moest afdragen. Eventuele voorgeschoten btw zal hierdoor automatisch bij de volgende btw-aangifte worden gecorrigeerd. Wel moet je dan kunnen aantonen dat de vordering oninbaar is, maar dat moet geen probleem zijn wanneer je bovenstaande stappen hebt gevolgd.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over onbetaalde facturen zijn:

Wat moet ik doen bij openstaande facturen?

Zijn de facturen niet betaald binnen de betalingsregeling die is afgesproken en heeft je debiteur geen reden opgegeven? Dan kun je deze herinneren. Als herinneringen ook geen betaling opleveren kun je nieuwe acties ondernemen.

Je kunt dan een incassobureau of zelfs een deurwaarder inschakelen. Levert dit ook geen resultaat op? Bijvoorbeeld omdat je debiteur failliet is gegaan? Dan moet je de factuur afboeken. In dit artikel zijn deze stappen beschreven.

Hoe verwerk ik administratief openstaande facturen?

Het bijhouden en verwerken van openstaande facturen valt onder het debiteurenbeheer, ook wel debiteurenadministratie genoemd. De meeste boekhoudprogramma’s bieden hier allerlei handige oplossingen voor maar je kunt ook zelf bedenken hoe je jouw debiteurenbeheer wilt inrichten en verwerken.

Wanneer vervallen onbetaalde facturen?

Soms staat op een factuur een vervaldatum dat betekent niet dat de betalingsverplichting vervalt. Meestal betekent dit dat als er niet binnen deze termijn is overgemaakt er extra kosten, zoals wettelijke rente, in rekening worden gebracht. Wel verjaren facturen na enkele jaren.

Heb je al eerder het idee dat jouw factuur niet wordt betaald? Dan kun je er zelf wel voor kiezen om deze te laten vervallen. In de administratie kun je deze afboeken door een creditfactuur te maken.

Kan ik onbetaalde facturen verkopen?

Ja. Als je een openstaande factuur hebt waarvan je weet dat de debiteur moet en kan betalen, maar zelf geen interesse of geduld hebt om dit af te wachten kun je deze verkopen aan een factormaatschappij.

Wanneer schakel ik een incassobureau of deurwaarder in?

Wanneer je precies een incassotraject mag starten, is afhankelijk van het type afnemer. Bij een zakelijke klant mag je direct na het verlopen van de uiterste betaaldatum een incassobureau in de arm nemen. Particuliere afnemers zijn wat meer beschermd vanwege de Wet Incassokosten (WIK).

Concreet betekent dit dat je een consument eerst een aanmaning moet sturen. In deze laatste herinnering, die een betaaltermijn van minimaal veertien dagen moet hebben, geef je de klant nog één kans om de onbetaalde factuur zonder bijkomende kosten te voldoen. Heb je op dag vijftien niets ontvangen, dan mag je incassokosten rekenen en deze verhalen op de debiteur.