Regel je administratie

Elke ondernemer moet zijn administratie bijhouden.

Naast een wettelijke plicht is het ook erg handig voor je belastingaangifte, investeerders en geldverstrekkers. Daarbij kun je pas kosten besparen als je een goed overzicht hebt en kan een goede administratie je ook helpen om kansen te zien. Hieronder vind je meer informatie om als ondernemer je boekhouding te regelen:

Twijfel je nog hoe je je boekhouding gaat aanpakken? Neem dan contact op met een boekhouder en vraag vrijblijvend wat het zou kosten als deze boekhouder je helpt met je boekhouding.

Wettelijke eisen aan de administratie

Het doen van je administratie is niet echt een vrije keuze. Je hebt een wettelijke verplichting om je administratie bij te houden en deze minimaal 7 jaar te bewaren. Sommige gegevens moet je zelfs langer bewaren.

Een administratie is best wel uitgebreid, denk aan:

  • grootboeken
  • facturen en bonnetjes
  • bankafschriften
  • agenda
  • bepaalde digitale bestanden

Als je je administratie niet kan laten zien aan de juiste instanties kan dat lelijke gevolgen hebben. Bijvoorbeeld de belastingdienst kan dan een schatting maken van de winst en daarover belasting heffen. Als ze de winst te hoog inschatten is het lastig om succesvol bezwaar te maken zonder administratie.

Lees de precies voorwaarden na op de websites van de belastingdienst en ondernemersplein. Bespreek dit onderwerp vervolgens met je boekhouder als jullie afspreken hoe de boekhouding opgezet gaat worden.

Voordelen van een administratie

Een aantal voordelen van de administratie kennen we allemaal. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • met een goede administratie voldoe je aan de eisen van de wetgever en belastingdienst
  • als je een privé hypotheek nodig hebt of investeerders/financiers zoekt is een administratie erg handig
  • je kan bijhouden of al je klanten betalen
  • je kan je belastingaangifte maken
  • een goede administratie bespaart tijd doordat je niet achteraf allerlei gegevens kwijt bent: en dat kan handig zijn bij een vragenbrief van de belastingdienst of bijvoorbeeld een discussie met een klant of leverancier

Acumulus (boekhouden en factureren)


Er zijn echter nog veel meer voordelen. Je kan een administratie ook gebruiken om je financiële gezondheid bij te houden en zo beslissingen te nemen die je bedrijf sterker maken, bijvoorbeeld:

  • Waar verdien je je omzet:
    Welke omzetgroepen groeien en welke worden minder? Deze informatie kan helpen om te bepalen of je bepaalde diensten stopzet of juist extra acquisitie zou moeten doen.
  • Wat zijn je hoogste kosten:
    Regelmatig kijken naar je kosten kijken helpt om uit te zoeken of je kan bezuinigen. Ook belangrijk, klopt je verkoopprijs wel? Je moet natuurlijk meer omzet op een product maken dan kosten.
  • Waar komt je winst vandaan:
    Welke producten, diensten en klanten zorgen voor winst? Waar haal je hoge omzet tegen lage kosten. Dat is handige informatie zodat je bewust een effectieve groei strategie kan opzetten
  • Wie zijn de ideale klanten:
    Weet jij wie je ideale klanten zijn? En dat gaat verder dan winst, het draait bijvoorbeeld ook om betaalgedrag.
  • Hoe loopt de cashflow:
    als een klant betaalt heb je al kosten gemaakt die je moet voorschieten. Weet jij hoe groot dit bedrag is? Er zijn bedrijven die failliet gaan omdat ze de kosten niet kunnen voorschieten.
  • Wat zijn de trends:
    Zijn er seizoensfluctuaties waarvoor je voorzorgsmaatregelen moet nemen. Bijvoorbeeld een zomer zonder omzet?

Hier merk je het gemak van een boekhoudpakket. Je hebt real time overzicht en je kan vaak uitgebreide rapportages uitdraaien die je helpen om de financiën van je bedrijf beter te doorzien en gezonder te maken.

Boekhouden in Excel

Ik zeg het maar meteen, ik ben geen fan van een boekhouding in Excel. Tenzij je veel weet van boekhouden of een boekhouder die je helpt. Voor veel ondernemers lijkt Excel heel goedkoop, maar….

  • een (gratis) Excel template moet je zelf downloaden, invullen, bijhouden en updaten
  • je zult zelf moeten bepalen of een Excel sheet compleet is en je zult moeten narekenen of alle formule’s wel kloppen
  • er is geen helpdesk
  • je moet niet alleen leren boekhouden, maar ook goed worden in Excel

Als je toch besluit om te gaan boekhouden in Excel, kijk dan in ons artikel over een Excel boekhouding.

Een simpele voordelige administratie opzetten

Voor mij is een simpele voordelige boekhouding niet duur en kost het me weinig tijd. Vooral dat laatste vind ik belangrijk. Ik verdien meer door mijn tijd te besteden aan het vinden van nieuwe klanten.

Ik heb een universitaire opleiding (fiscale) economie en heb 7 jaar gewerkt als belastingadviseur. En toch laat ik mijn belastingaangifte doen door de boekhouder. Hij kan veel voordeliger het uitzoekwerk doen en de aangifte maken.

  1. Zoek een online boekhoudpakket (mogelijk voor 9,95 per maand)
    Maak het niet te ingewikkeld. Bijvoorbeeld met Acumulus kun je factureren, jaaroverzicht maken en je aangifte voorbereiden voor 9,95 per maand.
  2. Zoek een boekhouder
    Laat je jaaroverzicht &  belastingaangifte maken door een boekhouder.

Een boekhouder is wel iets duurder dan een boekhoudpakket. Maar….

Als jij een fout maakt, bijvoorbeeld in de BTW, of een aftrekpost vergeet dan kan een boekhouder zichzelf  snel terugverdienen. Daarnaast, alle tijd die je aan je boekhouding besteedt kun je niet meer gebruiken om klanten te vinden. Waar verdien jij het meeste mee? Klanten vinden of geld besparen op je boekhouder?

Vaak is het opvragen van offertes gratis. Maak gewoon eens een paar afspraken bij boekhouders in jouw dorp of wijk en vraag op de lokale ondernemersborrel waar andere bedrijven hun boekhouding laten doen. Valt het tegen dan kun je altijd nog besluiten om meer van je eigen tijd te investeren en zo minder geld te hoeven uitgeven.

Bekijk ons artikel over online boekhouden.