10 criteria voor een boekhoudpakket

Een boekhoudpakket kan je geld, tijd en energie besparen. Maar hoe bepaal je welk boekhoudpakket bij jou past? Hieronder staan 10 criteria:

  1. Functionaliteit
    Wil je een pakket met de meeste functies of die het minimale voor je doet. Een uitgebreid pakket kan meer maar is ook moeilijker te leren en vaak ook duurder.
  2. Output
    Bepaal vooraf wat je verwacht. Je wilt bijvoorbeeld een balans en verlies / winstrekening hebben.
  3. Veiligheid
    Hoe gaat de software om met veiligheid en backups? Hebben ze hierover aparte informatie op de website staan?
  4. Keurmerken
    Voldoet het pakket aan de eisen van het keurmerk Zeker Online? Dit keurmerk beoordeelt online administratieve diensten op zaken zoals veiligheid, betrouwbaarheid en juridische zekerheid. 
  5. Detailniveau
    Hoe zit het met het invoeren van gegevens? Hoeveel facturen, posten en categorieën wil je kunnen gebruiken? Als je toch zelf je boekhouding doet kun je het beste proberen de details erin te houden zodat je later makkelijk kan opzoeken waar bepaalde kosten in inkomsten vandaan komen.
  6. Grafische overzichten
    Levert het administratieprogramma voldoende bruikbare grafieken en overzichten? Kun je deze ook printen?
  7. (Automatische) gegevensinvoer
    Kan het pakket je bankgegevens, webshop transactie en gegevens van je scanner importeren. Hierdoor wordt je leven wel een flink stuk gemakkelijker.
  8. Vendor lock in
    Wat gebeurt er als je wilt overstappen? Is het mogelijk om je gegevens uit het pakket te halen, is er een export functie?
  9. Gebruiksvriendelijkheid
    Hoe zit het met het gebruikersgemak. Is er bijvoorbeeld een helpdesk of gebruikers forum.
  10. Prijs
    Wat is de prijs, is dit een jaarlijkse fee of koop je het pakket eenmalig. Als je het pakket eenmalig koopt, hoe zit het dan met de updates.

Acumulus (boekhouden en factureren)


Punten om te overwegen

Je kan niet overal rekening mee houden. Toch zijn er wel een aantal punten waar je op zijn minst even over moet nadenken. Hoe zijn de onderstaande zaken geregeld:

  • Veiligheid van gegevens: hackers, privacy, etc. Extra belangrijk bij online boekhouden.
  • Backup mogelijkheden: kun je zelf een backup maken en deze extern opslaan.
  • Aantal gebruikers: kun je meerdere gebruikers toegang geven.
  • Overstappen 1: is er een audit file of export file die je kan gebruiken om te migreren naar een ander pakket of boekhouder.
  • Overstappen 2: als je overstapt naar een ander pakket kun je dan nog bij je oude gegevens?
  • Modulaire opbouw: kun je het pakket makkelijk uitbreiden als je bedrijf groeit?
  • Meekijkfunctie: kun je je boekhouder en eventueel andere belanghebbenden makkelijk laten meekijken?
  • Koppelingen: hoe makkelijk is het om een koppeling te maken met bijvoorbeeld je voorraad, urenregistratie, kassasysteem, etc?

Neem de tijd om te kiezen en probeer een aantal pakketten uit. Vaak kun je een demo aanvragen zodat je de user interface kan uitproberen. Als je een uitgebreid pakket zoekt, laat je dan adviseren door een expert.  Ook bij een simpele boekhouding kan het trouwens helpen om een boekhouder te vragen om je te helpen met het opzetten van je administratie. Dat kan een heleboel frustratie schelen.

Bekijk ons artikel over online boekhouden.