Zelf boekhouden

Ga je zelf boekhouden? Zeker als zzp’er met een eenmanszaak is dat eigenlijk vrij makkelijk. Als je de boekhouding zelf doet met een simpel boekhoudprogramma heb je weinig kennis van belastingen of de financiële administratie nodig. Ook de btw-aangifte verstuur je hiermee eenvoudig zelf.

Inhoud:

• De eerste stappen
• Boekhouding automatiseren
• Boekhoudprogramma’s
• Zaken uitbesteden
• Tijd besparen

Zelf je eigen boekhouding doen

Zelf boekhouden is voor veel kleine ondernemers een noodzaak. Starters hebben simpelweg elke euro nodig voordat ze geld verdienen, en een boekhouder verdient zichzelf pas terug als je omzet maakt.

Facturen maken kun je prima zelf. Zeker als zzp’er. Door deels zelf de boekhouding te doen kun je niet alleen wat geld besparen, maar krijg je ook meer inzicht en gevoel bij de cijfers van jouw bedrijf.

Ook als je bedrijf groeit, kun je bepaalde zaken uit de boekhouding best zelf regelen met een boekhoudprogramma. Soms heb je wat basiskennis nodig, maar die kun je gemakkelijk online leren.

Regel je administratie zelf met een goed boekhoudprogramma. Probeer e‑Boekhouden.nl of MoneyMonk vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Zelf boekhouden: de eerste stappen

Zelf je boekhouding doen heeft als voordeel dat je overzicht houdt over je financiële gezondheid. Als je zelf je eigen facturen verstuurt, ontvangt en in een overzicht zet zie je direct je omzet en kosten. De eerste stap is daarom het verzamelen van de administratie. Dat is eenvoudig met een online boekhoudprogramma.

• Uitgaven goed inboeken

Bij de meeste boekhoudprogramma’s kun je jouw bankrekening koppelen aan het programma en zie je direct een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Als je uitgaven koppelt aan rubrieken, heb je gelijk je grootboekrekeningen geregeld. Als je de factuur, scan of foto van het bewijs als bestand toevoegt, kun je de uitgaven later bewijzen aan de belastingdienst.

• Facturen maken

Met het boekhoudpakket kun je meestal ook snel zelf foutloze facturen maken en deze direct inboeken. Hiermee kan je programma direct de btw-aangifte voorbereiden, en zo kun je ze goed bewaren voor de belastingdienst.

• Bestel- en kassabonnen

Als jij levert aan bedrijven dan zijn facturen meestal jouw enige inkomstenbron. Ondernemers die leveren aan consumenten, zoals met een webshop of kassa, hebben soms geen facturen nodig, maar werken met kassa- of bestelbonnen. Als je boekhoudsoftware deze kan importeren kan dit je veel tijd schelen.

• Btw-aangifte

Als je alle uitgaven en inkomsten boekt in een pakket heb je hiermee een winst en verliesrekening gemaakt. Hiermee kun je de btw-aangifte al deels invullen. Ook helpt de software om inzicht te krijgen in de gezondheid van jouw bedrijf. Zo zie je direct openstaande facturen en kun je deze eenvoudig herinneren.

• Inkomstenbelasting

Voor de aangifte van de inkomstenbelasting moet je ook je afschrijvingen en aftrekposten berekenen. Sommige boekhoudprogramma’s helpen ook hierbij, zodat je de hele financiële administratie zelf kunt regelen. Maar je kunt deze aangifte ook eenvoudig uitbesteden aan een boekhouder.

Automatiseer je boekhouding

Als je ervoor kiest om zelf te boekhouden is het slim om bepaalde stappen en berekeningen te automatiseren. Dit kan enorm veel tijd besparen.

Veel ondernemers boekhouden in Excel, maar als je investeert in een goed online boekhoudprogramma bespaar je hiermee enorm veel tijd, ontdek je vaak sneller de juiste aftrekposten én maak je minder fouten tijdens het boekhouden.

Ook in Excel kun je al stappen automatiseren. Bijvoorbeeld het berekenen van de btw, of het totaal aan omzet. Daarvoor zijn er veel goedkope of gratis templates te vinden. Maar je kunt meestal geen bankafschriften importeren in Excel. Daardoor moet je handmatig meer gegevens invullen. Een tikfoutje is dan zo gemaakt en is het ook de vraag of je berekeningen voldoende bijwerkt.

Bedrijfsrekening nodig? Knab en Bunq werken volledig online. Bij Revolut open je de rekening gratis, werkt met meerdere valuta (incl. crypto's), iDEAL én biedt toegang voor je boekhouder of collega.

Online boekhoudprogramma

Met een van de online boekhoudprogramma’s hoeft je geen gratis sjabloon te zoeken of een spreadsheet te bouwen. Met een goed pakket maak je minder snel foutjes, bespaar je tijd en daarmee kosten.

• de facturen en bankafschriften staan sneller in de boekhouding en zijn makkelijk te koppelen
• de software maakt belangrijke overzichten zoals je balans en resultatenrekening
• je administratie is automatisch veilig opgeslagen en bewaard

Handige boekhoudprogramma’s om zelf de boekhouding mee te regelen:

Delen van de boekhouding uitbesteden

Natuurlijk kun je in de boekhouding heel veel zelf doen maar het is de vraag of je echt alles het liefste zelf doet. Voor die paar keer per jaar dat je met belastingen bezig bent moet je telkens bepalen of je alles nog goed doet. Vragen die een boekhouder dagelijks beantwoordt moet jij eenmalig uitzoeken.

Dat kan haast niet efficiënt zijn, tenzij je belastingen als hobby hebt of er bedrijfsmatig mee bezig bent. Je kunt ook je administratie uitbesteden. Een goede boekhouder laat je alleen die delen van de boekhouding uitbesteden waarbij diens kennis of software echt meerwaarde biedt.

Zaken die je eenvoudig kunt uitbesteden zijn:

• kwartaalaangifte omzetbelasting (btw)
• Jaarrekening en/of balans
• inkomstenbelasting
• Salarisadministratie

Zorg dat je goed weet wat je wilt. Zoek je een officiële accountant die een serieuze jaarrekening voor je kan maken of een vriendelijke boekhouder om de hoek, die je helpt met je administratie en aangiften?

Tijd besparen tijdens het boekhouden

Of je nu alles zelf doet, of de boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder, in beide gevallen kost het je heel wat tijd. Al kun je er wel voor zorgen dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent en dat je je geld zo effectief mogelijk besteedt. Zeven manieren om je administratie soepel te laten lopen.

1. 1. Doe je boekhouding regelmatig op vaste dagen
      Spaar je boekhouding op en maak op een vast moment per week tijd om rekeningen te betalen, aanmaningen en facturen te versturen en andere boekhoudtaken te regelen. Als je er te lang mee wacht kost het meestal meer tijd om facturen of andere zaken op te zoeken.
   2. Maak gebruik van sjablonen
      Facturen, herinneringen en offertes kun je maken met sjablonen, die je steeds aanpast. Een goed boekhoudprogramma helpt daarbij. Bij facturen hoef je dan alleen de omschrijving, het bedrag en klantgegevens in te vullen. Ook bij offertes kun je vaak delen van de inhoud hergebruiken.
   3. Automatiseer berekeningen
      Gebruik online software of een spreadsheet met formules. Maak berekeningen niet handmatig. Als je bijvoorbeeld facturen toevoegt aan Excel bereken dan automatisch de btw, en tel totaalbedragen automatisch op.
   4. Importeer je bankafschriften
      Als je boekhouding groeit is het nalopen van banktransacties een tijdrovende klus. Toch is het belangrijk om te weten of er voor elke betaling een factuur is en andersom. Bij boekhoudsoftware kun je dit vaak koppelen. Het maakt je administratie een stuk betrouwbaarder en efficiënt.
   5. Start op tijd
      Laat de boekhouding niet te lang liggen maar begin op tijd. Veel ondernemers wachten telkens tot het laatste weekend. Als je pas op de laatste dag de btw-aangifte doet en facturen mist, vragen hebt, geen saldo hebt of ziek bent dan is het lastig om alles nog goed geregeld te krijgen.
   6. Besteed je aangifte uit
      Het maken of betalen van facturen kun je goed zelf, maar zodra je jouw tijd ook kunt vullen met declarabele taken kun je taken als aangiftes ook uitbesteden aan een boekhouder.
   7. Ruim je administratie op 
      Veel ondernemers scannen bonnetjes wel in, maar laten deze vervolgens nog weken rondslingeren op het bureau. Daardoor kunnen dubbele boekingen of handmatige fouten ontstaan. Een schoon kantoor helpt om je te concentreren op je werk.

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma? De populairste kun je gemakkelijk en snel vergelijken in ons overzicht van boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen van zzp’ers die zelf boekhouden zijn:

Kan ik zelf boekhouden?

Natuurlijk! Steeds meer zzp’ers of kleine ondernemers kiezen ervoor om (grotendeels) zelf de boekhouding te doen. Met een goed boekhoudprogramma is een administratie opzetten eenvoudig. Facturen maken, of het bijhouden van de debiteurenadministratie kun je bijvoorbeeld prima zelf.

Kan ik zelf belastingaangifte doen?

Het maken van facturen, de winst en verliesrekening en debiteurenbeheer kun je meestal prima zelf. Werk jij als zzp’er en is de boekhouding nog te overzien? Dan is zelf de btw-aangifte doen ook nog wel mogelijk. De inkomstenbelasting of salarisadministratie besteden veel ondernemers uit aan een boekhouder.

Kan ik boekhouden in Excel?

Veel zzp’ers kiezen ervoor om zelf te boekhouden in Excel. Dat kan zeker, al is Excel wel gevoelig voor tik- en rekenfouten. Voor de start van het bedrijf is het vaak nog wel geschikt maar als je bedrijf groeit is het slimmer om over te stappen naar een boekhoudprogramma.