Algemene voorwaarden op maat

Algemene voorwaarden besparen je tijd, geld en vaak ook discussie achteraf. Hoe werkt het? Steeds als je iets verkoopt aan een klant maak je afspraken. Wat ga je leveren, wat is de prijs, etc. Een aantal van die afspraken zijn echter steeds hetzelfde. Zo maak je bijna altijd dezelfde afspraken over de betalingstermijn, wat je doet bij wanbetaling, uitsluiting van aansprakelijkheid, etc.

In plaats van nieuwe afspraken maken met elke klant leg je de afspraken die hetzelfde blijven vast in de algemene voorwaarden. Deze voorwaarden geef je aan elke klant en waar nodig maak je apart een uitzondering. Dat scheelt tijd en geld. Daarbij is het nu voor jou en de klant duidelijk wat er afgesproken is en dat kan schelen als je later een discussie hebt.

Punten om over na te denken

Hieronder staan enkele onderwerpen om op te letten als je jouw algemene voorwaarden gaat regelen.  Weet je al ongeveer wat je wilt? Lees dan ook ons artikel “Voorbeeld Algemene Voorwaarden“.

  • Wettelijke eisen
    Zorg dat jouw voorwaarden voldoen aan de wettelijke eisen. Zo zijn er voorwaarden over het uitreiken van de voorwaarden (informatieplicht) en zijn er beperkingen aan de eisen die je kan opnemen. Bij algemene voorwaarden voor consumenten zijn er zelfs een zwarte en grijze lijst.Rondom algemene voorwaarden zijn er een aantal wettelijke regelingen. Zo maakt het bijvoorbeeld uit of je zaken doet met consumenten of met andere bedrijven. Ook moet je op de juiste manier de voorwaarden ter hand stellen aan je zakenpartners en zijn er bijvoorbeeld beperkingen als het gaat om onredelijke voorwaarden.
  • Aansprakelijkheid
    Denk goed na over je aansprakelijkheid. Via de algemene voorwaarden kun je afspraken maken over aansprakelijkheid en vervolgschade. Daarnaast kan het verstandig zijn om een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
  • Internationaal zakendoen
    Doe je internationaal zaken dan krijg je maken met internationale regels en bepalingen zoals het Weens Koopverdrag en bepalingen in de andere landen waarmee je zaken doet. Ook belangrijk: van welk land zijn de wetten en regels van toepassing?
  • Garantie en klachten
    Hoe ga je om met klachten en hoe lang kunnen klanten een klacht indienen? Je kan ook nadenken over hoe je met garantie om wilt gaan. Daarbij moet je natuurlijk wel rekening houden met de bestaande wetgeving rondom garantie.
  • Leveringsvoorwaarden
    Wanneer lever je en onder welke voorwaarden? Er kan altijd iets mis gaan zoals post die kwijtraakt en/of overmacht.
  • Betalingsvoorwaarden
    Hoe is de betaling geregeld. Moet er vooraf (aan)betaald worden of kan er op rekening gekocht worden. En hoe ga je om met late betalers. Je kan alvast afspreken wanneer je incassokosten gaat rekenen en of er sprake is van rente.
  • Eigendom
    Wanneer gaat het eigendom volledig over naar de koper. Bij een eigendomsvoorbehoud gaat de eigendom pas over als bijvoorbeeld de betaling binnen is. Dit kan van belang zijn bij faillissementen en wanbetaling. Bedenk wel dat er ook weer allerlei uitzonderingen en ingewikkelde situaties kunnen zijn, bijvoorbeeld als je klant het product al weer doorverkocht heeft.

Veilig Doen (Algemene voorwaarden en contracten)


Opstellen van Algemene Voorwaarden

Helemaal zelf opstellen is ingewikkeld en vereist specialistische kennis. Je kan natuurlijk wel gebruik maken van voorbeelden of een model. Een nadeel van kopiëren is dat de voorwaarden niet toegespitst zijn op jouw bedrijf.

Je kan ook een specialist inhuren. Dit kan in allerlei prijsklassen. Er zijn aanbieders die je helpen om standaard voorwaarden aan jouw situatie aan te passen en je kan natuurlijk ook met een advocaat gaan zitten en de bepalingen specifiek voor jouw bedrijf te maken.

Deponeren van Standaard Voorwaarden

Je kan je algemene voorwaarden ter inzage leggen bij de KVK of rechtbank. Dit is niet verplicht maar kan soms wel handig zijn. Zo kan deponeren handig zijn bij discussies over welke versie van de voorwaarden van toepassing waren toen je een overeenkomst sloot. De voorwaarden kunnen ook door andere partijen opgevraagd worden. Let wel op dat je de informatieplicht in de gaten houdt.

De rechtbank en KVK controleren je Algemene Voorwaarden niet. Wil je advies of je voorwaarden laten controleren ? Ga dan naar een specialist zoals een advocaat of juridisch adviseur.

Deponeren bij de KVK

Om je algemene bepalingen te deponeren bij de Kamer van Koophandel moet je allereerst voorwaarden opstellen en daar je bedrijfsnaam op vermelden. Vervolgens kun je de voorwaarden opsturen, inleveren of mailen naar de KVK waar jouw bedrijf staat ingeschreven. Je kan bijvoorbeeld een Word of PDF gebruiken met een lettergrootte van 10 of hoger.

Heb je meerdere soorten voorwaarden (bv b2b en b2c) of vertalingen dan moet je deze als aparte documenten deponeren.

Je ontvangt vervolgens een bevestiging met datum van deponering plus een factuur. De prijs is op dit moment 18 euro per kalenderjaar. Prijzen veranderen natuurlijk dus informeer nog eens voordat je gaat deponeren.

Deponeren bij de rechtbank

Je kan je algemene voorwaarden ook deponeren bij de rechtbank. De procedure verschilt per rechtbank. De prijs is eenmalig en verschilt per rechtbank. Op rechtspraak.nl kun je de rechtbank in jouw regio opvragen. Informeer daar naar de procedure en kosten van het deponeren van je algemene bepalingen.