Salarisadministratie

Als je een bv hebt moet je voor jezelf een salarisadministratie bijhouden. Ook als je personeel gaat aannemen met een eenmanszaak of vof, krijg je hiermee te maken. Dit kan de boekhouding van je onderneming een stuk ingewikkelder maken. Hoe pak je dit handig aan?

Inhoud:

• Salarisadministratie
• Waaruit bestaat het
• Een salarisadministratie opzetten
• Loonstroken en jaaropgaves delen
• Wat kost de loonadministratie?
• Uitbesteden, of zelf doen?

Salarisadministratie van personeel of eigen dga-salaris

Heb je een bv en dus een dga-salaris? Of wil je starten met personeel? Dan hoort daar ook een salarisadministratie bij.

Het maakt de boekhouding wat complexer, want als werkgever ben je verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de belastingdienst af te dragen.

Heb je een bv of wil je starten met personeel? Dan krijg je te maken met een salarisadministratie.

Je mag de salarisadministratie zelf doen. Als je als zzp’er eigenaar bent van een bv, en dus alleen je eigen salarisadministratie verzorgen moet, klinkt dat ook wel te doen. Maar ook voor een boekhouder is die maandelijkse loonaangifte niet veel werk.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden

Je mag dus de salarisadministratie zelf doen maar omdat een boekhouder hier meestal betere software voor heeft, en delen kan automatiseren, is die soms goedkoper dan wanneer je dit zelf doet. De salarisadministratie is een secuur werkje dat aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, onder meer omdat de belastingdienst bepaalde gegevens wil kunnen inzien.

De meeste ondernemers besteden de salarisadministratie daarom uit. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen en meestal is het voor een paar tientjes per maand geregeld.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Waaruit bestaat de salarisadministratie?

De loonstaat, loonstrook en jaaropgave vormen de belangrijkste papieren van de salarisverwerking. Net als bij andere administratie wordt er van je verwacht dat je de salarisadministratie zeven jaar bewaard. Waar een loonadministratie verder precies uit bestaat, is per bedrijf verschillend.

Sommige bedrijven houden bijvoorbeeld de uren van medewerkers bij via een prikklok. Andere bedrijven hebben een uitgebreid document met huisregels, die ze scharen onder de personeelsadministratie.

Ook is een goede administratie van de vakantie- of ziektedagen, of de onkosten van medewerkers vaak onderdeel van de personeelsadministratie.

De salarisadministratie bestaat in ieder geval uit:

• loonstaten
• loonstroken
• jaaropgaves

Wat staat er op een loonstrook?

Een loonstrook is het overzicht van de verdiensten van de werknemer. Heb je meerdere medewerkers, dan heb je er een voor elke werknemer. Op een loonstrook staat in ieder geval:

De benodigde informatie van een loonstaat:

• Het loon in geld
• Het loon in natura
• Eventuele fooien
• Reiskostenvergoedingen
• De verschuldigde loonbelasting
• Premies voor verzekeringen
• NAW-gegevens van de medewerker
• Het BSN-nummer van de medewerker

Verder bevat een loonstrook het overzicht van het loon van de medewerker:

• De overeengekomen of gewerkte uren
• Het tijdvak
• Het brutoloon
• De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
• Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
• Onkostenvergoedingen
• Vakantierechten
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
• NAW-gegevens van de werknemer
• BSN-nummer van de medewerker
• Gegevens van de werkgever

Jaaropgave

De jaaropgave is de jaarlijkse informatie voor de belastingdienst. In dit formulier is alle informatie over het loon en de inhoudingen verzameld, waaronder de volgende onderdelen:

• Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
• De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
• Het BSN-nummer
• Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
• De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
• Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

Zelf een salarisadministratie opzetten

De loonadministratie wil je als bedrijfseigenaar op orde hebben. De belastingdienst stelt eisen waar je salarisadministratie aan moet voldoen. Bij de indiensttreding van je eerste werknemer, leg je ten eerste een loonstaat aan. Per afzonderlijke werknemer houd je hier persoonsgegevens en loongegevens bij. Denk aan het loonbedrag, loonbelasting, premies, reiskostenvergoeding, NAW-gegevens en het Burgerservicenummer.

Hierin staat ook de toepassing van loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV). Dit is een uniek nummer van maximaal vier cijfers wat je elk dienstverband toekent en noteert op de loonstaat. Als een werknemer meerdere functies vervult, kan deze meerdere loonstaten hebben. Bij je eerste werknemer kun je dus gewoon beginnen bij 0001. Een softwareprogramma maakt de loonstaat overigens voor jou aan.

Loonstroken en jaaropgaves delen met medewerkers

Je bent verplicht om een loonstrook en jaaropgave te delen met je medewerkers. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, hoeft dit niet maandelijks te zijn. Wel ben je verplicht dit bij de eerste loonbetaling te doen, of als er iets verandert ten opzichte van de vorige loonstrook. Hierop staan zaken als het aantal uren, bruto loon, de opbouw van het loonbedrag, bijslagen en inhoudingen.

Als de bedragen exact hetzelfde zijn als de maand ervoor kun je er dus voor kiezen om ze niet allemaal te sturen. Het is niet verplicht om bij iedere betaling een loonstrook mee te sturen. Het is uiteraard wel netjes om dit te overleggen met je medewerker.

Jaaropgave met totaaloverzicht

Ook de jaarlijkse jaaropgave is onderdeel van de salarisadministratie. Hierop staat bijvoorbeeld het loon van het afgelopen jaar, de ingehouden loonbelasting en premies, het loon en de ingehouden bijdrage voor de Zorgverzekeringswet, loonheffingskorting en het totaal aan verrekende arbeidskorting.

Je kunt de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgave gebruiken, deze is voor de fiscus namelijk vormvrij. In dat geval moet je wel alle verplichte gegevens noteren en je werknemer hiervan op de hoogte stellen. Omdat de jaaropgave vaak een uitvoerige rekensom is, kun je vragen een expert hier eenmaal per jaar naar te kijken voor de aangiftes.

Kosten van een loonadministratie

De drempel naar de eerste medewerker is het grootst, omdat dan voor het eerst een nieuwe salarisadministratie wordt opgezet. Bij de opstart heb je direct de kosten van het opstellen van een arbeidscontract, verzekeringen en het opstellen van de loonadministratie. Zodra er meer medewerkers bijkomen, en je de kosten kan spreiden over meer medewerkers, dalen de kosten per medewerker.

Gemiddeld liggen de administratieve lasten per werknemer op zo’n 2.000-2.500 euro per jaar voor kleine bedrijven met minder dan tien werknemers. Al kun je aardig op dit bedrag besparen. Er zitten ook veel kosten in het bijhouden van werktijden, voortgangsgesprekken of het verwerken van het salaris. Je bespaart dus al tijd als je de medewerkers vraagt om zelf de vakantie- of ziektedagen bij te houden in een gedeeld Excel-bestand. Het overmaken van het salaris of reserveren van vakantiegeld is ook een taak die je prima zelf kunt doen.

De verplichte loonstroken, de jaaropgave of het verwerken van de loonadministratie kun je al uitbesteden voor enkele tientjes per maand. De kosten van de salarisadministratie zijn dus erg afhankelijk van wat hier precies onder valt, en hoe je dit beheert.

De salarisadministratie uitbesteden kan al vanaf een paar tientjes per maand.

Kosten van het uitbesteden zijn afhankelijk van taken en wijzigingen

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie heb je dus deels zelf in de hand. Omdat software veel automatiseert hoeft een boekhouder eigenlijk alleen werk te verrichten als er ook echt wijzigingen zijn. Denk aan een nieuw contract, salarisaanpassing, bonus of wisseling in uren.

Zijn dit soort wijzigingen er niet en heb je zelf de administratie rond ziekte- en vakantiedagen geregeld? Dan is de aangifte van de loonheffing het meeste werk en blijven de kosten van deze administratie uitbesteden meestal beperkt tot een uur per maand. De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn dus vooral afhankelijk van hoeveel wijzigingen jij met je medewerkers maakt.

Wil je personeel aannemen maar zie je op tegen de salarisadministratie? Een boekhouder doet het graag en heeft vaak ook tips en een voorbeeld voor het arbeidscontract. Vraag online de kosten op.

Salarisadministratie uitbesteden

Wanneer je je eerste medewerker aanneemt, en zodoende verplicht wordt om een loonadministratie op te zetten, dan kan dit best overweldigend zijn. De meeste ondernemers besluiten dan om de salarisadministratie uit te besteden aan een boekhouder.

Een begrijpelijke gedachte aangezien het voeren van een salarisadministratie een nauwkeurige bezigheid is en aardig wat tijd kan kosten. Zeker als het aantal mensen groeit is het bijhouden van wijzigingen zoals het aantal gewerkte uren, tijdelijke contracten of declaraties soms best tijdrovend. Ook aan het bijhouden van relevante wijzigingen in cao’s en wet- en regelgeving kan lastig zijn.

Software voor de salarisadministratie

Veel boekhoudpakketten bieden wel een oplossing voor de salarisadministratie, maar ook dan is het soms best een klus om de juiste gegevens bij te houden. Voor alleen een dga-salaris kun je hiermee soms wel overweg. De wet- en regelgeving is dan meestal wel geregeld.

Met goede software hoef je de lastige en tijdsintensieve processen niet meer handmatig te doen. Wetswijzigingen zijn bijvoorbeeld ingecalculeerd. Jaarafhankelijke gegevens zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften worden in de software verwerkt. Het programma zal bijvoorbeeld de loonheffingen voor jou berekenen. Daarnaast bespaar je jezelf dan de risico’s van mogelijke tik- en rekenfouten.

Voor jouw eigen loonadministratie is het soms voldoende. Bij personeel raak je alsnog snel het overzicht kwijt. Dan is het alsnog slim om een boekhouder in te schakelen. Een fout is snel gemaakt, en als starter zit je niet op torenhoge naheffingen te wachten. Ook is het vaak onduidelijk waar een degelijke loonadministratie aan moet voldoen. De expertise van een specialist is dan een geruststelling.

Als je de kosten beperkt wilt houden en dus niet de hele salarisadministratie wilt uitbesteden kun je hierover in overleg met de boekhouder. Die kan aangeven welke taken jij zelf kunt regelen met een boekhoudprogramma, terwijl hij meestal de aangiftes en loonstroken uit handen neemt. Daarnaast kan een boekhouder je op de hoogte houden van de laatste wijzigingen.

Administratie uitbesteden via payroll

Je kunt voor de salarisverwerking ook kiezen voor payrolling, wat inhoudt dat een payroll-aanbieder jouw personeelsbestand op papier in dienst neemt en zodoende juridisch werkgever wordt. Dat betekent ook dat de salarisadministratie door hen zal worden uitgevoerd, want je medewerker komt dan niet bij jou in dienst.

In hoeverre je hierdoor precies vrij bent van juridische risico’s kan per payroll-bedrijf verschillen. Hierbij kun je denken aan het verzorgen van arbeidsovereenkomsten, het doorbetalen van het loon bij arbeidsongeschiktheid en de verwerking van cao- en wetswijzigingen.

Payroll beperkt de risico’s en administratie maar hier tegenover staan vaak wel iets meer kosten dan wanneer je zelf iemand in dienst neemt en alleen de salarisadministratie uitbesteedt. Hoeveel deze meerkosten zijn verschilt sterk per aanbieder. Het is daarom raadzaam online meerdere offertes op te vragen, en deze goed met elkaar te vergelijken.

Op de werkvloer zelf verandert er verder niets. Als opdrachtgever blijf je, net als bij de andere mogelijkheden, zelf verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.