Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar meestal wel verstandig om te doen. Elk bedrijf hanteert eigen regels. Pas wel op dat er geen onredelijke bepalingen in de opstelt. Lees wat algemene voorwaarden precies zijn, hoe je eraan komt en zorgt dat ze geldig zijn.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn aanvullende voorwaarden die niet standaard in je offerte of opdracht staan beschreven. Ze worden soms omschreven als de kleine lettertjes.

Want veel zaken wisselen per project maar het overgrote deel is altijd hetzelfde. Vaak zijn deze zelfs gangbaar in een branche, maar is het toch belangrijk om deze algemene afspraken vast te leggen.

Wil je advies van een boekhouder of administratiekantoor? Je kunt online tarieven vergelijken. Ontvang gratis een voorstel van drie boekhouders of accountants uit je eigen regio.

Wat regel je met algemene voorwaarden?

Als je opdracht of dienst wat uitgebreider is kun je hiervoor een offerte maken waarin je de afspraken beschrijft. De regels die je beschrijft in algemene voorwaarden zijn vooral bedoeld voor punten die niet in de offerte beschreven staan.

Dingen zoals de prijs, de dienst, de opzeg- of levertermijn spreek je per klant los af. Maar soms heb je daarbij aanvullende voorwaarden. Denk aan aanvullende leveringsvoorwaarden van jouw vervoerder, annuleringsvoorwaarden bij online aankopen of gebruiksvoorwaarden van jouw product.

Hierin beschrijf je zaken die je altijd hetzelfde wilt regelen.

Afspraken beschrijf je graag bondig. Leverings-, gebruikers- of annuleringsvoorwaarden wil je liever niet in een offerte beschrijven. Hoe je wilt reageren als je bedrijf afbrandt en je de bestelde dienst niet kunt leveren, bijvoorbeeld. Dit kun je in een standaard document afdekken zodat je deze regels altijd hanteert.

Maak eenvoudig offertes met Gripp. Alles in je eigen huisstijl, inclusief digitaal laten tekenen. Automatiseer je klantcontact, projectmanagement en facturatie met de juiste CRM-software.

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht

Algemene voorwaarden beschermen je voor onverwachte zaken, die je liever niet vooraf bespreekt en niet in een offerte noemt. Meestal zijn ze dus onnodig en daardoor vergeten ondernemers ze nog weleens. Meestal is dat geen probleem en kun je met jouw klant in gesprek als de offerte ergens onduidelijk is.

Maar soms ziet de klant een andere oplossing dan jij. Als het misgaat kan het ontbreken van gemaakte afspraken grote problemen opleveren. Uit onderzoek van Reaal, gehouden in oktober 2018, bleek dat bijna de helft (45,6%) van alle ondernemers geen of gedateerde algemene voorwaarden gebruiken.

De helft van alle ondernemers heeft ze niet en slechts een derde controleert leveringsvoorwaarden regelmatig.

Ben jij al verzekerd tegen ziekte of arbeidsongeschiktheid? Op Yezzer kun je de laagste premies en beste voorwaarden van AOV verzekeringen vergelijken.

Zelf voorwaarden opstellen

Het is belangrijk om de algemene voorwaarden duidelijk en begrijpelijk te formuleren, zodat klanten goed op de hoogte zijn van hun rechten en verplichtingen bij het aangaan van een overeenkomst. Verder is het belangrijk dat ze compleet zijn en dat je geen onredelijke voorwaarden opstelt.

Je kunt bepaalde voorwaarden zelf beschrijven maar hoe weet je dan zeker dat dan alles correct in je algemene voorwaarden staat? Als je onredelijke bepalingen opstelt kunnen die jouw algemene voorwaarden ongeldig maken. Kleine ondernemers mogen ze zelf opstellen, maar vanwege de juridische kenmerken is het beter om algemene voorwaarden te hanteren die door juristen zijn gecontroleerd.

Bestaande voorwaarden gebruiken

Als je juristen voor jou algemene voorwaarden laat opstellen krijg je waarschijnlijk de beste dekking. Maar  als je nog maar net begonnen hebt en een kleine eenmanszaak hebt dan wil je jouw geld misschien liever ergens anders besteden. Gelukkig kun je meestal vrij gemakkelijk juridisch geldende voorwaarden vinden.

Bij de Kamer van Koophandel kun je aanvullende voorwaarden van verschillende branches kopen. Je kunt ook bij een branchevereniging hiernaar vragen. Meestal hebben deze wel eigen algemene voorwaarden die voor de branche gemaakt zijn. Vaak zijn er al tientallen bedrijven die deze gebruiken en zijn deze door diverse juristen gecontroleerd. Via sites als VeiligDoen.nl kun je voorwaarden op maat laten maken.

Aanvullende voorwaarden hanteren

Enkel algemene voorwaarden beschrijven is niet genoeg. Deze zijn pas geldig als je kunt aantonen dat je voldoende moeite hebt gedaan om de klant hierover te informeren. Bij een geschil moet je kunnen aantonen dat je klant hiervan op de hoogte was.

Veel bedrijven sturen standaard een kopie van de voorwaarden mee als ze een offertes versturen. Dat kan per e-mail, maar vraag dan wel om een ontvangstbevestiging. Verder zijn je voorwaarden alleen geldig als deze redelijk zijn en niet in strijd zijn met de Nederlandse en Europese wetgeving. Onredelijke voorwaarden ver wegstoppen in je aanvullende voorwaarden heeft dus geen zin.

Je aanvullende voorwaarden zijn pas geldig als je kunt aantonen dat je de klant hierover hebt geinformeerd.

Algemene voorwaarden wijzigen

Je mag zelf je voorwaarden bepalen, en kunt deze tussentijds wijzigen. Aanbieders van doorlopende abonnementen laten gewijzigde algemene voorwaarden vaak iets later ingaan, zodat de klant voldoende tijd heeft om tegen de nieuwe voorwaarden bezwaar te maken.

Want de klant hoeft niet akkoord te gaan met gewijzigde voorwaarden. Voor de klant kunnen aanpassingen een reden zijn om de overeenkomst te ontbinden (stoppen). Veel bedrijven die voorwaarden aanpassen doen dit daarom alleen voor nieuwe klanten of opdrachten. Bestaande diensten ronden ze af met de bestaande afspraken.

Algemene voorwaarden deponeren

Je kunt jouw algemene voorwaarden deponeren bij de notaris, al is dat niet verplicht. Je bent alleen verplicht om ze actief te hanteren en vooraf aan de klant duidelijk te maken.

Je kunt ze dus ook publiekelijk op je website plaatsen en met alle offertes meesturen. Hiermee is het zelfs makkelijker om een klant van jouw regels op de hoogte te brengen, dan wanneer je deze deponeert bij een notaris. Deponeren maakt het wel makkelijker om aan te tonen dat deze tussentijds niet zijn gewijzigd, en om ze openbaar te maken.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over algemene voorwaarden zijn:

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Algemene voorwaarden opstellen is niet wettelijk verplicht. Sommige brancheorganisaties verplichten leden algemene voorwaarden over te nemen, maar los daarvan bepaal je zelf je eigen regels.

Veel punten die erin beschreven staan komen zelden voor. Maar als je geen algemene voorwaarden gebruikt loop je vaak wel extra risico’s. Juist daarom zijn aanvullende voorwaarden toch belangrijk.

Wat moet er in mijn algemene voorwaarden staan?

In aanvullende voorwaarden beschrijf je hoe je omgaat met bepaalde omstandigheden die niet standaard in je overeenkomst staan. Bijvoorbeeld hoe je reageert als je klant de factuur niet betaalt, of wat een klant mag verwachten als jij door ziekte, brand of andere omstandigheden de opdracht niet kunt uitvoeren.